Excelのデータベース作成方法や注意点は？どんな機能が使えるのかも解説！

Excelを使っているときに、こんなこと困ったことはありませんか？

もしかしたらそれは、Excelのデータベースがうまく作成できていないことが原因かもしれません。

データベースが正しく作成できて初めて、Excelの分析機能を便利に使えるようになります。

今回はデータベースの基礎を確認しておきましょう。

データベースとは

Excelは、行と列を使ってデータを整理しますね。

Excelではデータベース機能が備わっていて、データを整理し効率的に分析できるようになっています。

データベースとは、関連する情報を体系的に整理したもので、特定の目的でデータを管理・分析するためのツールです。

データベースの作成方法

顧客情報のデータベースを例に確認していきましょう。

見本のように3件ではなく、多数の顧客データがあると想像しながら確認してくださいね。

データベースの構成

まずは一番重要なデータベースの構成を確認しておきましょう。

テーブル

テーブルとは、データベースの基本の単位で、いわゆる「表」を指します。

レコード

各行のデータのことで、データベースでは「1行が1件のデータ」が基本です。

フィールド

列単位のデータのことです。

列単位のデータには、数値・文字列・日付があります。

フィールド名

フィールド（列）の項目名のことです。

データベース作成時の注意点

データベースを作成するときの注意点も確認しておきましょう。

注意点１：1件１レコード

データベースは1行1レコードでデータベースを作成してください。

絶対に2行にするのはやめてください。

1件のデータ量が多いと、1画面で見れるようにしたいという思いが湧いてきます。

2行にすると、データベースを使った便利な機能が使えなくなります。

注意点２：1つのセルに1つのデータ

1つのセルには、1つの情報だけ入力してください。

例えば、1つのセルに「山田太郎（30）」のように入力はしません。

「氏名」と「年齢」は全く別のデータなので、フィールドを分けて入力するように作表しましょう。

注意点３：セル結合禁止

セルの結合はしないでください。

これはデータに関わらず、フィールド名も同様です。

結合すると、分析で使用するデータベース機能が正常に動かず、正しい表示になりません。

結合は、見た目がよく見えるのでつい使ってしまいがちです。

データ分析をするのかどうかで結合OKか判断しましょう！

その他

注意点ではないのですが、作表の時に工夫するといい点もまとめました。

データベースの周囲は空白

データベースの周囲のセルを空白にして作表しましょう。

列や行を細くするのはOKなので、データベースの周囲のセルにデータ入力しないようにしょう。

そうすることで、Excelが自動的にデータベースの場所を判断できるので、データベース機能が使いやすくなります。

連番をデータベースの左に設定

様々な分析の後、元の表に戻すために連番があると便利です。

連番は「日付」や「社員番号」「商品管理番号」「顧客番号」などのシリアル番号やユニークIDなどの識別番号を設定しましょう。

それらが無い場合は、自分で１から順に番号を振るのも有効です。

また、連番はデータベースの左に設置するのが管理しやすいのでオススメです。

データベース機能

Excelのデータベース機能は、データを操作・分析するための機能です。

どんなことができるのか代表的な機能を確認してみましょう。

並べ替え

データを昇順降順で並べ替えることができる機能です。

1つの基準でも、複数の基準でも並べ替えることが可能です。

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フィルター（抽出）

フィルターはデータベースで必要な内容だけを、レコード単位で表示（不要なレコードを非表示）にすることができます。

フィールド単位で指示ができ、数値・文字列・日付など自由に抽出条件を設定することが可能です。

テーブル機能

Excelで比較的大量のデータを扱うときに便利な機能です。

テーブルの書式も自由に設定可能で、フィールドやレコードの追加も簡単です。

ピボットテーブル

ピボットテーブルは、データベースを使って簡単にクロス集計をすることができます。

複雑な集計も得意で、合計だけでなくデータの個数（件数）や平均なども簡単に集計することができます。

ピボットテーブルはExcelの中でも扱える人が比較的少なく、上級編の機能と言われています。

ほかにもWordと連携して、住所や名前を書類に表示する「差し込み印刷」機能などあります！

Excelのデータベースのメリットデメリット

多くの企業ではExcelを使って分析を行っていますが、実はExcelのデータベースもメリットとデメリットがあるので、確認しておきましょう。

メリット

Excelを使うメリットは大きく3つあります。

• 安価
  • パソコン購入時に買い切りでExcel含むオフィスソフトを購入するため、新たなシステムが不要で安価
• 容易
  • Excelは汎用性が高く、関数や数式を組み合わせることで自由なデータを作成できるので、カスタマイズが容易
• 操作が簡単
  • 企業ではExcelを利用していることが多く一般的なため、教育もしやすく、インターネットに情報があるため操作が簡単

デメリット

Excelを使うデメリットも挙げておきます。

• 保存可能なデータの量が決まっている
• 複数のユーザー利用がしにくい（できない）
• データの改ざんや削除がしやすい

特にこれからの時代、ビッグデータを扱う企業も増えていくでしょう。

その場合は、別のアプリでデータを取り扱い、その中からピックアップしたデータを使ってExcelで分析するというようなアプリの住み分けも増えてくるかもしれません。

まとめ

データベースを正しく作成することは重要です。

データベース機能を使うことで、より簡単により便利に、そしてより正しくデータを分析することが可能になります。

もし、今まで間違ったデータベースを作成していたなら、時間がある時を見つけて少しずつ直していくことをおススメします！

ゆうこ

管理人

現役パソコン講師です。
講師歴14年で3000人以上の大学生やビジネスパーソンに指導しています。
パソコンの初心者や独学の人にパソコンやオフィスソフトの基礎をわかりやすく伝えるのが得意です。

わかった！なるほど！記事を読んでよかった！と思ってもらえるように、丁寧に記事を書くことを心がけていきます。