2024.12.03 2024.12.11

【Excel】フラッシュフィルの使い方とショートカットを紹介！仕組みや応用を知って実務で時短！

haruko

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Excelを使って作業をしていると、たくさんのデータの入力や整理に時間がかかってしまうことがありますよね。

ひとつひとつ入力していくの大変だなぁ。いっぺんに入力できたら楽なんだけど…

もっと効率的に入力できたらいいのに。

そんな時、役に立つのがExcelの「フラッシュフィル」機能です。

フラッシュフィルを使うと、あっという間にデータの入力や整理ができます。

今回は、フラッシュフィルの設定方法やショートカット、さらにデータがすばやく入力できる仕組みや「こんな時に使うといいよ！」という具体的な活用例について詳しくご紹介します。

フラッシュフィルの使い方を覚えておけば、資料作成がぐっと楽になること間違いなしです！

Contents

フラッシュフィルの使い方とショートカット

フラッシュフィルとは、Excelがデータのパターンを認識して、データを自動で入力してくれる機能で使い方はとても簡単です！

かんたんな操作で、たくさんのデータが自動で入力されるのでとても便利。

同じパターンが繰り返されるような規則性があるデータには、フラッシュフィルを使うと作業の手間がかなりはぶけます。

使い方を確認してみましょう！

データの1行目に、作成したいデータの内容を手入力

データの法則を認識させるため、見本となるデータを作成します。
例：A2セルとB2セルを結合し、最後に「さん」とつけたい場合
C2セルに「山田太郎さん」と入力します。

《データ》タブ→《データツール》グループ→《フラッシュフィル》をクリック

Excelがデータのパターンを認識し、残りの行を自動的に反映してくれます。
例の結果：表のC列に、同じ法則で自動的にデータが反映します。

1行目にデータを入力後、フラッシュフィルを適用してもうまく動作しなかった場合でも、2行目、3行目のデータを入力して再度適用するとうまくいくことがあります。

フラッシュフィルはExcel2013以降で利用可能な機能です。それ以前のバージョンでは使えませんのでご注意ください。

フラッシュフィルはとてもかんたんで便利な機能ですね。

ただ、複雑なデータの場合は規則性を認識できないこともあり、すべてのケースで完璧に動作するわけではありません。

「自分が思っていたように動作しないこともある」という点を十分理解しておきましょう。

フラッシュフィルがうまく動作しない場合は、計算式を使ったり、手入力での修正が必要になることもあります。

また、元データを更新しても自動では対応しないなどのデメリットもあります。

使うときには、メリット・デメリットをあわせて覚えておきましょう。

デメリットを解消する方法をこちらの記事で解説しています！

フラッシュフィルを使う時、よりスムーズに反映するにはショートカットキーが便利です！

実行するためのショートカットキーは「Ctrl ＋ E」。

最初のセルに手入力でデータを入力した後、Ctrl ＋ E を押すと、あっという間に自動的にデータが入力されます。

ショートカットキーを使うとわざわざボタンを探したりしなくてもいいので、スピーディーに作業が進みます。

フラッシュフィルは、Excelが入力されたデータの規則性を検知して、残りのデータを同じ規則にそって入力してくれます。

最初のデータを入力すると、Excelがそのパターンを学習し、残りのデータを自動で補完する仕組みになっています。

Excelが規則性を認識できれば、いっぺんにデータを自動で入力してくれるので、大量のデータを扱うデータの入力などにはとても便利です。

データにいろいろなパターンが混在している場合などは、Excelが規則性を認識できずうまく動作しないことがあります。

フラッシュフィルを使ったときには、データに間違いがないか、データのパターンが混在していないか自分でも確認しておきましょう。

フラッシュフィルでは、規則性を持たせると本当に様々なことができます。

代表的な機能は大きく分けて2つです。

データの分割・抽出
- 1つのセルにはいっているデータを複数にわけて入力したい場合やデータの一部を抜き出したい場合、１つ見本を作成すれば、それぞれのセルにその規則に沿った自分がほしいデータが完成します。
データの結合
- データを結合する場合、2つのデータだけでなく、3つ、4つのデータや順番を入れ替えて結合したい場合にも使えます。